Invitațiile la un eveniment privat se trimit cu atât mai devreme cu cât evenimentul este mai mare și cere mai multă organizare din partea invitaților: de la una-două săptămâni pentru o cină acasă până la două luni pentru o nuntă. O invitație bună spune clar cine invită, ce eveniment are loc, unde, când și până la ce dată se confirmă prezența. Evidența răspunsurilor, ținută într-un singur tabel, face restul pregătirilor mult mai simple.
Cu cât timp înainte se trimit invitațiile?
Invitațiile se trimit, orientativ, cu 6–8 săptămâni înainte pentru o nuntă, cu 4–6 săptămâni pentru un botez și cu 2–4 săptămâni pentru o aniversare. Pentru evenimentele care cer drum lung sau cazare se trimite în plus un anunț timpuriu, de tipul „rezervați data”, cu câteva luni înainte.
| Eveniment | Anunț timpuriu | Invitația | Termen de confirmare |
|---|---|---|---|
| Nuntă | 4–6 luni înainte | 6–8 săptămâni înainte | 3–4 săptămâni înainte |
| Nuntă în altă localitate sau țară | 8–12 luni înainte | 8–10 săptămâni înainte | 4–6 săptămâni înainte |
| Botez | opțional | 4–6 săptămâni înainte | 2 săptămâni înainte |
| Aniversare de adult | opțional | 3–4 săptămâni înainte | 1–2 săptămâni înainte |
| Petrecere pentru copii | nu | 2–3 săptămâni înainte | 1 săptămână înainte |
| Cină acasă | nu | 1–2 săptămâni înainte | câteva zile înainte |
În perioadele aglomerate, ca sărbătorile de iarnă sau vacanțele de vară, intervalele se măresc, pentru că invitații au deja alte planuri.
Ce informații trebuie să conțină o invitație?
O invitație trebuie să conțină numele gazdelor, tipul evenimentului, data, ora de început, adresa completă și termenul până la care se confirmă prezența, împreună cu modul de confirmare. Pe lângă acestea, câteva detalii practice previn multe întrebări ulterioare:
- ora aproximativă de încheiere, utilă celor care vin cu copii sau de departe;
- informații despre parcare sau transport;
- codul vestimentar, dacă există unul;
- dacă invitația include un partener sau copiii;
- o rubrică pentru restricții alimentare și alergii.
Detaliile care nu încap pe invitația tipărită, precum harta sau programul zilei, se pot pune pe o pagină simplă sau într-un mesaj separat.
Cum se arată pe invitație cine este invitat?
Pe invitație se arată cine este invitat prin numele scrise pe plic sau în mesaj: doar persoanele numite sunt așteptate. Formula „împreună cu partenerul” sau „cu familia” clarifică situațiile în care sunt bineveniți și alții. Dacă evenimentul este doar pentru adulți, acest lucru se spune politicos, dar explicit, ca invitații să își poată organiza din timp supravegherea copiilor.
Cum se urmăresc confirmările?
Confirmările se urmăresc cel mai ușor într-un singur tabel, actualizat imediat după fiecare răspuns. Coloanele utile sunt: numele, numărul de persoane, confirmarea, opțiunea de meniu, alergiile, nevoia de cazare și masa la care va sta fiecare invitat. Informațiile despre restricțiile alimentare ajung apoi direct la bucătărie; modul în care acestea se transpun în preparate este explicat în articolul despre meniurile pentru diete speciale.
- Cu o săptămână înainte de termenul de confirmare se trimite un mesaj scurt de reamintire.
- După termen, cei care nu au răspuns sunt contactați direct, telefonic.
- Numărul final se transmite localului sau firmei de catering la data cerută în contract, de obicei cu una-două săptămâni înainte.
Invitațiile tipărite sau cele digitale?
Invitațiile tipărite sunt potrivite pentru evenimentele formale și pentru invitații mai în vârstă, iar cele digitale sunt mai rapide, mai ieftine și ușor de actualizat. Multe gazde le combină: invitație tipărită pentru rude apropiate și varianta digitală pentru restul, cu același conținut și același termen de confirmare. Indiferent de format, invitația tipărită se pregătește cu cel puțin două săptămâni înainte de data trimiterii, pentru corecturi și tipar.
Cum se calculează numărul de invitați și bugetul?
Numărul de invitați se calculează pornind de la capacitatea locului și de la suma disponibilă, nu invers. Lista se împarte de obicei în persoane care trebuie neapărat invitate și persoane invitate dacă spațiul și bugetul permit. Costul pe invitat este cel mai mare post de cheltuieli la majoritatea evenimentelor; împărțirea pe categorii este detaliată în articolul despre bugetul real al unei nunți. Pentru evenimentele în aer liber, invitația menționează și varianta de rezervă pentru vreme rea, așa cum se recomandă în ghidul despre nunta în aer liber în funcție de anotimp.
