La prima comandă dintr-un magazin online apar câteva obligații contabile concrete: emiți factura, înregistrezi încasarea, ții evidența mărfii vândute și stabilești regimul TVA al vânzării. Cu un flux simplu, stabilit din start, nu pierzi timp și eviți greșelile costisitoare. FiscalPress îți explică etapele pe înțeles.
Mulți antreprenori deschid magazinul și abia apoi se gândesc la contabilitate. Pentru o imagine de ansamblu asupra taxelor și obligațiilor firmelor din România, explicațiile fiscale de pe FiscalPress sunt un bun început.
Factura și documentul comenzii
Fiecare vânzare către un client se documentează. Pentru comenzile către firme se emite factură cu datele corecte ale cumpărătorului. Pentru persoane fizice se folosesc, de regulă, facturi sau bonuri, în funcție de situația firmei și de modul de încasare. Numerotarea facturilor trebuie să fie continuă, iar seria se stabilește din timp. Dacă magazinul tău folosește un program de facturare conectat la platformă, verifică de la început dacă datele ajung corect.
Încasarea: card, transfer sau ramburs
Modul de plată schimbă modul în care înregistrezi banii. La plata cu cardul, banii ajung în cont prin procesatorul de plăți, de regulă după scăderea unui comision. La ramburs, suma este încasată întâi de curier și virată apoi către tine. Comisioanele și diferențele de sumă trebuie înregistrate corect, ca să se potrivească extrasul de cont cu facturile.
- păstrează rapoartele procesatorului de plăți ca document justificativ;
- verifică lunar decontările de la curier și diferențele față de comenzi;
- înregistrează separat comisioanele și taxele de transport;
- păstrează dovada fiecărui retur și a sumei restituite.
Stocul și costul mărfii
Dacă ai stoc propriu, ai nevoie de o evidență clară: ce ai cumpărat, ce ai vândut și ce a rămas. Fiecare vânzare scade din stoc, iar contabilul are nevoie de cost pentru a calcula profitul. Dacă vinzi prin dropshipping, mărfurile nu trec prin depozitul tău, dar tot ai de înregistrat achiziția de la furnizor și vânzarea către client.
TVA și tipul de impozit
Dacă firma este plătitoare de TVA, taxa apare pe facturile emise și intră în decontul periodic. Dacă nu este, depinde de pragurile și regulile în vigoare, pe care le verifici la momentul respectiv. La fel, regimul de impozitare al firmei, pe venit sau pe profit, influențează ce cheltuieli poți deduce. Cere contabilului să îți explice în scris ce se aplică în cazul tău.
Retururi, garanții și vânzări în afara țării
Clienții persoane fizice au, de regulă, dreptul de a returna un produs comandat la distanță într-un termen legal. Când se întâmplă, se emite o factură de stornare sau se întocmește documentul prevăzut, iar suma se restituie prin aceeași metodă. Dacă vinzi și în alte state europene, apar reguli speciale pentru TVA, deci discută cu contabilul înainte de prima comandă din afara țării.
Contabilul și fluxul lunar
Stabilește de la început ce documente trimiți contabilului și când: extrase de cont, facturi emise, facturi de achiziție și rapoarte ale platformei. Un calendar lunar simplu previne întârzierile. Dacă vrei să înțelegi mai bine cum se țin înregistrările, secțiunea de contabilitate explică noțiunile de bază.
Concluzia practică: înainte de lansare, simulează o comandă completă, de la plată la factură și la retur, și verifică dacă fiecare pas lasă un document. FiscalPress recomandă să discuți cu contabilul din prima zi, pentru că un magazin bine organizat în primele luni se dezvoltă fără probleme fiscale.
